Quais são os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos?

As empresas da era moderna geram massas de documentos, conteúdo e outras informações baseadas em papel que devem ser classificada, sintetizada e gerenciados. Sistemas de gerenciamento de documento que inclui ferramentas, tecnologias e aplicações são utilizadas para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e entregar conteúdo para segmentos de usuário e a força de trabalho estendida em uma organização. Os documentos eletrônicos criado e gerado podem ser usados para várias finalidades. Há muitos benefícios de se investir em um sistema de gerenciamento de documentos.

Elimina problemas de arquivamento

Recuperar e acessar dados essenciais para os negócios, registros de clientes, informações financeiras e contabilísticas são vitais para executar operações rotineiras de negócios para qualquer organização. Tais arquivos, conteúdo e informações em formato de documento devem estar disponíveis sob demanda. Um sistema bem gerenciado documento elimina problemas de depósito consumindo espaço e complicados processos associados a sistemas de arquivamento manual ou não electrónicos métodos de armazenamento de papel e documentos. Um sistema de gerenciamento de documento garante documentos eletrônicos e arquivos localizados em pastas que podem ser recuperadas e acessadas rapidamente quando necessário.

Busca e recuperação mais rápidos

Um sistema de gerenciamento de documento sistematicamente armazena e arquiva documentos digitalizados, imagens e outros arquivos. Categorizações e outras formas de classificação de permitem que os documentos sejam armazenados em vários maneiras em um DMS. Esses arquivos podem ser recuperados com recursos de pesquisa de consulta de texto completo. Usando qualquer palavra ou combinação de palavras, os usuários podem procurar e localizar todos os documentos a qualquer momento e realizar grandes mudanças como por exigências de trabalho. Menos tempo é gasto pelos funcionários em busca de documentos ou a tentar encontrar versões atuais.

Compartilhamento de informações sem costura

Funcionários e precisar regularmente compartilhar informações durante a execução de várias tarefas e funções. Com um DMS no lugar, arquivos eletrônicos, documentos impressos digitalizados e imagens, arquivos pdf são facilmente acessíveis através de intranets de empresa, Internet e redes de grande área e há um melhor fluxo de informações entre todas as hierarquias de organização. Arquivos podem ser impressos em qualquer computador ou impressora e também podem ser distribuídos através de DVDs ou CDs. colegas de trabalho podem compartilhar informações e colaborar em atribuições e projetos específicos. Vários revisores, aprovadores e tomadores de decisão podem acessar arquivos e revisar documentos mais rápido.

Armazenamento reduzido

Armazenamento reduzido é um dos maiores benefícios de investir em um sistema de gerenciamento de documentos. Grandes empresas, pequenas e médias empresas, organização sem fins lucrativos e empresas emergentes que todos olham para consolidar e otimizar áreas operacionais de negócios para salvar em comercial aluguel e custos de propriedade. Indústria e conformidade normativa e regulamentos tem necessitava de armazenamento e o arquivamento de grandes volumes de dados gerados por documentos e informações. Manutenção de massas de pastas de documentos e registros em papel irá dificultar o trabalho dos empregados, funcionários e outros trabalhadores no escritório limitado espaço e ambientes de trabalho. Um sistema de gestão integrada de documentos reduz a quantidade de área do escritório principal necessária para a manutenção de registros em papel.

Continuidade de negócios

As empresas sempre têm de lidar com riscos e incertezas e outros cenários de desastres. Interrupções súbitas ou acidentes podem afetar as operações de negócios e destruir informações essenciais e ativos digitais no site. Registros em papel são vulneráveis ao fogo, vandalismo, inundação, roubo e outros perigos associados a catástrofes naturais e geralmente caros de manter. Um DMS atua como uma próximo à prova de falhas solução de recuperação de desastres e centralmente faz backup de documentos e registros em papel para armazenamento externo. Esses arquivos podem ser retidos e documentos restaurados em caso de uma interrupção dos desaparecidos ou desastre e garantia de continuidade de negócios.